Mistä löydät

• Sopimukset-työkalu: sivupalkki → Sopimukset. Välilehdet Aktiiviset, Tauolla ja Odottaa allekirjoitusta. Aktiiviset ja Tauolla -listat haetaan painamalla Lataa sopimukset.

• Asiakkaan sopimukset: Asiakkaat → asiakas → Sopimukset

Klikkaa sopimusta, niin sen tiedot aukeavat. Listalla näet asiakkaan, voimassaolon, tilan, laskutetun jakson, seuraavan eräpäivän ja summan. Valmiiksi allekirjoitetun sopimuksen saat PDF:nä Lataa-painikkeesta.

Perustiedot

• Tila: klikkaamalla avaat ikkunan Muokkaa tilaa (ohje Sopimuksen tilamuutokset).

• Tyyppi: toistaiseksi voimassa oleva tai määräaikainen.

• Nimi: klikkaa ikkunan otsikkoa (Muokkaa sopimuksen nimeä).

• Tulevia ajastuksia: esimerkiksi ajastettu tauon päättyminen tai hintojen päivitys.

Punainen tausta ja ilmoitus Sopimuksessa virhetila tarkoittaa, että asiakkaalla on liian monta avointa laskua. Sopimus on tauolla, kunnes aktivoit sen uudelleen käsin.

Voimassaolo

• Voimassa: alkamis- ja päättymispäivä (Muuta voimassaoloa).

• Määräaikaisuus / Irtisanominen: määräaikaisuuden päättymispäivä ja irtisanomisaika (Muuta määräaikaisuutta ja irtisanomisaikaa).

• Uusiminen (ohje Sopimuksen tilamuutokset).

Maksutiedot

• Eräpäivä (kuukauden päivä) ja Maksuväli (kk). Maksuvälin muutos tulee voimaan heti, mutta jo tehtyjä tilauksia tai laskuja ei muuteta.

• Laskutettu asti: mihin päivään asti sopimus on laskutettu. Päivän pitää olla kuukauden viimeinen.

• Kk-hinta ja pidemmällä maksuvälillä Laskutuskauden hinta. Osamaksusopimuksella Maksuerän hinta ja Maksuerät.

• Maksaja (Muokkaa maksajaa). Muutos vaikuttaa seuraavaan laskuun.

• Yritys tai toimipiste: muutoksen jälkeen tehtävät laskut liitetään valittuun toimipisteeseen.

• Maksukortti: Tallennettu, jos asiakkaalla on tallennettu maksutapa.

Rivit, tuotteet ja tapahtumat

• Rivit & Tuotteet: laskutettavat rivit. Klikkaa riviä (Muokkaa riviä) muuttaaksesi nimeä, hintaa, ALV:tä, määrää tai rivin voimassaoloa (Voimassa alkaen, Voimassa asti). Uusi rivi lisää rivin. Muutokset tulevat voimaan seuraavan laskun luonnissa.

• Voimassa asti: käytä tätä, kun rivin pitää päättyä kesken laskutuskauden. Ilman päivää rivi laskutetaan aina koko laskutusjakson ajalta. Rivin poistaminen ei vielä onnistu käyttöliittymästä.

• Tapahtumat: sopimuksen laskut värikoodattuina (avoinna, maksettu, peruttu, tulossa). Laskunumerosta pääset tilaukselle. Klikkaamalla tapahtumaa voit muuttaa sen Laskutettu asti -päivää tai poistaa sen.

• Seuraavaksi: arvio seuraavista askelista ja 6 kuukauden aikana muodostuvista maksuista.

• Muodosta maksu luo seuraavat laskut heti etukäteen (Määrä (kuinka monta erää) → Luo lasku).

Hintojen päivitys

Päivitä hintoja löytyy sekä yksittäiseltä sopimukselta (Rivit & Tuotteet) että Sopimukset-työkalun Aktiiviset-välilehdeltä, jolloin päivität monen sopimuksen hinnat kerralla.

• Valitse, lasketaanko muutos verottomasta (Alv 0% hinta) vai verollisesta hinnasta (Hinta sisältäen alv:n).

• Ajasta hinnanmuutos: valitse päivä, josta alkaen uudet hinnat ovat voimassa. Uusi ajastus korvaa aiemman.

• Aseta hinnat tuotteelta hakee tuoterekisterin nykyiset hinnat, Nollaa rivi palauttaa rivin ennalleen.

Lasku muodostuu 15 päivää ennen eräpäivää (jos tilillä on myöhäinen iltalähetys, 14 päivää ennen). Jos hinta muuttuu vasta laskun muodostumisen jälkeen, uusi hinta näkyy vasta seuraavassa laskussa.

Aikajana ja sisältö

• Aikajana: sopimuksen alku, määräaikaisuuden ja voimassaolon päättyminen, tilamuutokset, allekirjoitukset, laskut ja ajastukset aikajärjestyksessä.

• Sisältö: sopimuksen koko teksti. Muokkaa sisältöä lisää sopimuskohtaisen tekstin, joka tulee sopimuspohjan sisällön perään. Tulosta tulostaa sopimuksen. Samalla välilehdellä ovat allekirjoitukset (ohje Sopimuksen allekirjoitukset).

Muut toiminnot

• Siirrä (aktiivinen sopimus): siirtää sopimuksen toiselle asiakkaalle.

• Luo tunnistuslinkki (kun tallennetut maksutavat ovat käytössä): linkki, jolla asiakas tunnistautuu maksupalvelussa ja vaihtaa tallennetun korttinsa. Linkki on voimassa tunnin.

• Päätä: ohje Sopimuksen tilamuutokset.

Muistilista

• Rivien ja hintojen muutokset vaikuttavat vasta seuraavaan laskuun.

• Laskutettu asti -päivän pitää olla kuukauden viimeinen.

• Monen sopimuksen hinnat: Sopimukset → Aktiiviset → Päivitä hintoja.

• Virhetila = liikaa avoimia laskuja. Aktivoi sopimus käsin, kun tilanne on selvitetty.