Verkkolaskutus ja laskun lähettäminen
- Verkkolaskutus ja laskun lähettäminen
- Yrityksen tiedot verkkolaskulle
- Maventa ja reskontravahti
- Laskutusikkuna
- Avoimet laskut ja Tulostettavat
Videolla katsotaan DEMO Kuntosalin verkkolaskuasetukset ja laskutusikkuna asiakkaalle, jolla on verkkolaskuosoite. Laskua ei lähetetä.
Asetukset → Laskutus → Verkkolaskut ja reskontravahti. Kaikki Yrityksen yhteystiedot verkkolaskulle -kentät ovat pakollisia.
Maventa API, Yrityksen UUID ja Laskutustunniste Maventasta. Reskontravahti kuittaa maksut molempiin suuntiin.
Tilaus → Maksa / Laskuta → Laskuta. Verkkolaskuosoitteellinen asiakas saa verkkolaskun. Jos Maventa ei ole käytössä, ikkuna kertoo laskun lähtevän sähköpostitse.
Avaa… → Avoimet laskut: lähetystavan merkit rivillä. Tulostettavat: laskut, joille ei ole sähköpostia eikä verkkolaskuosoitetta.
Mistä löydät
Laskutus-maksutapa: Asetukset → Järjestelmäasetukset → Kassa-asetukset → Maksutavat → Laskutus
Maventa-asetukset: Asetukset → Laskutus → Verkkolaskut ja reskontravahti → Verkkolaskujen lähetys / Maventa (myös Asetukset → Rajapinnat → Verkkolaskuasetukset: Maventa)
Asiakkaan verkkolaskuosoite: asiakkaan tiedot → Verkkolaskutus
Laskun lähetys: Kassa → tilaus → maksu → Laskuta
Lähetetyt laskut: Kassa → Avaa tilaus → Avoimet laskut, Tulostettavat ja Muistutusviestit
Laskun tiedot, IBAN, oletusmaksuaika ja laskutuksen sähköpostiviestit on kuvattu ohjeessa Laskutusasetukset. Tämä ohje keskittyy verkkolaskutuksen käyttöönottoon ja laskun lähettämiseen.
Verkkolaskutuksen käyttöönotto (Maventa)
Sähköpostilaskut toimivat heti, kun Laskutus-maksutapa on päällä. Verkkolaskut ja e-laskut CashUP lähettää Maventan kautta, joten tarvitset oman Maventa-tilin.
Luo yrityksellesi tili Maventaan (secure.maventa.fi).
Ota Maventan asetuksista käyttöön rajapinta (API).
Avaa CashUPissa Verkkolaskut ja reskontravahti ja täytä Yrityksen yhteystiedot verkkolaskulle. Kaikki kentät ovat pakollisia (esim. Virallinen yrityksen nimi, Verotunnus (FIxxxxxxx), osoite ja maatiedot).
Kopioi Maventasta kohtaan Verkkolaskujen lähetys / Maventa kentät Maventa API ja Yrityksen UUID. Kenttä Laskutustunniste tarvitaan kuluttajien verkkolaskuihin.
Valitse, lähetetäänkö myös sähköpostilaskut Maventan kautta (Sähköpostilaskut Maventan kautta). Tämä tarvitaan, jos haluat Reskontravahdin myös sähköpostilaskuille.
Valitse Maventan Reskontravahti -asetukset: kuitataanko CashUPissa kuitatut maksut myös reskontravahtiin, ja kuitataanko reskontravahdin kautta kuitatut maksut automaattisesti CashUPissa.
Kuluttajien e-laskutus vaatii erilliset laskuttajailmoitukset jokaiseen pankkiin. Ota yhteyttä asiakaspalveluun, niin autamme käyttöönotossa.
Asiakkaan verkkolaskutiedot
Lasku lähtee verkkolaskuna, kun asiakkaan tiedoissa kohdassa Verkkolaskutus on sekä Verkkolaskuosoite että Välittäjätunnus (OVT). Muuten lasku lähtee sähköpostiin.
Kun kuluttaja pyytää e-laskua verkkopankissaan, pyyntö avautuu näkymään Kuluttajan verkkolaskutus. Valitse oikea asiakas ja paina Hyväksy verkkolaskutus, niin tiedot tallentuvat asiakkaalle.
Uudesta e-laskupyynnöstä ei tule erillistä ilmoitusta. Kun asiakas on tilannut verkkolaskun, hänen verkkolaskuosoitteensa näkyvät asiakkaan tiedoissa.
Laskun lähettäminen
Avaa tilaus kassassa ja avaa maksu.
Paina Laskuta (Avaa laskutusikkuna).
Tarkista kohdassa Asiakkaan tiedot laskutettava asiakas (Valitse asiakas) sekä nimi, osoite ja sähköpostiosoite. Valinnalla Päivitä asiakkaan tietoihin muutokset tallentuvat myös asiakkaalle.
Jos asiakkaalla on verkkolaskutiedot, näet lohkon Verkkolasku tai E-Lasku. Jos haluat silti lähettää laskun sähköpostiin, valitse Lähetä sähköpostiin. Sähköpostilaskulle voit kirjoittaa Sähköpostin saateteksti.
Valitse kohdassa Laskun tiedot Maksuaika tai aseta Eräpäivä suoraan.
Paina Lähetä lasku verkkolaskuna tai Lähetä lasku sähköpostitse. Jos haluat tulostaa laskun tai lähettää sen itse, paina Lataa, niin saat laskun PDF-tiedostona.
Muistilista
Jos Maventa ei ole tilillä käytössä, laskutusikkuna kertoo, että lasku lähtee sähköpostitse, vaikka asiakkaalla on verkkolaskuosoite. Jos Maventan asetuksista puuttuu tietoja, ikkuna listaa puuttuvat tiedot: silloin verkkolasku ei lähde eikä sähköpostia lähde varalle.
Jos asiakkaalla ei ole sähköpostia eikä verkkolaskuosoitetta, lasku siirtyy Tulostettavat-välilehdelle. Tulosta ja postita se itse.
Verkkolaskua tai e-laskua ei voi lähettää, jos eräpäivä on alle neljän päivän päässä tai asiakkaan osoitetiedot puuttuvat. Vaihda silloin lähetystavaksi sähköposti tai lataa PDF.
Sähköpostilasku vaatii asiakkaalle sähköpostiosoitteen.
Maksuaika lasketaan tilauksen päivämäärästä. Tarkista eräpäivä, jos laskutat vanhaa tilausta.
Laskuta-painikkeen vieressä olevalla ✓-painikkeella (Merkitse maksetuksi) kirjaat laskulle maksun summan ja päivän, kun maksu on tullut tilille.
Lähetetyt laskut näet Avaa tilaus -ikkunan välilehdiltä. Listan alareunan merkit kertovat lähetystavan: sähköposti, verkkolasku / e-lasku, tulostettu tai virhe sähköpostilaskun toimituksessa.