FeelUP-kalenteri: tapahtuma, ilmoittautuminen ja kuittaus
- FeelUP-kalenteri: tapahtuma, ilmoittautuminen ja kuittaus
- Uusi tapahtuma
- Perustiedot
- Nettivaraus
- Toistaminen
- Asiakkaan lisääminen
- Kuittaus kortilla
- Ei sopivaa korttia
- Kertamaksu kassaan
Video näyttää uuden tunnin luonnin toistoineen, asiakkaan lisäämisen ja kuittaamisen sekä mitä tehdään, kun asiakkaalla ei ole sopivaa korttia.
Paina kalenterissa Uusi tapahtuma. Valitse tyyppi (Tunti, Workshop, Kurssi, Sali / Tila) ja sitten tuntityyppi. Tuntityyppi tuo nimen, värin, oletusarvot ja sallitut korttityypit.
Tarkista Nimi, valitse Paikka ja Ohjaaja, asiakasmäärät sekä Päivämäärä, Alkuaika ja Loppuaika. Loppuaika siirtyy alkuajan mukana, kesto säilyy. Paina Seuraava.
Salli nettivaraus, niin asiakkaat ilmoittautuvat BookUP.APP:ssa. Valitse, milloin Varausaika päättyy ja Peruutusaika päättyy, sekä lähetetäänkö toteutumisviesti varausajan päätyttyä.
Valitse kalenterista muut päivät, joina tunti pidetään samaan aikaan (Toistuu myös). Tunnin oma päivä on aina mukana. Jokaisesta päivästä tulee oma tapahtumansa. Paina Luo tapahtuma.
Tapahtuman Varaukset & Käynnit -välilehdellä Lisää asiakas. Hae asiakas nimellä, puhelinnumerolla, sähköpostilla tai kortilla. Lisää tapahtumaan tekee ilmoittautumisen, Kuittaa lisää ja merkitsee saapuneeksi.
Kassa tarkistaa, onko asiakkaalla tälle tunnille sopiva kortti. Jos on, Kuittaa käyttää sitä. Jos kortteja on useita, voit valita käytettävän kortin.
Jos sopivaa korttia ei löydy, näet Ei sopivaa korttia. Tarkista asiakkaan voimassa olevat kortit, saldot, korttityypit ja käyttöpaikkarajoitukset.
Valitse listasta kertamaksutuote, niin se siirtyy kassaan asiakkaan tunnin maksuksi (Lisää koriin & kuittaa sisään). Ohita maksu & kuittaa kuittaa asiakkaan ilman maksua.
Mistä löydät
FeelUP-kalenteri: sivupalkin FeelUP (sydänkuvake) → Kalenteri
Uusi tapahtuma: kalenterin yläpalkin Uusi tapahtuma tai FeelUP-sivupalkin Uusi tapahtuma
Näkymät: Kalenteri ja Lista; suodatus Kaikki, Omat tapahtumat ja paikoittain
Uusi kalenteri
FeelUP:ssa on uusi kalenteri (välilehti Uusi kalenteri tai, jos se on tilillä oletuksena, Kalenteri). Siinä tapahtumia voi siirtää raahaamalla, paikat saa rinnakkain ja ilmoittautuneille voi lähettää viestin uudesta ajasta. Lue lisää ohjeesta FeelUP:n uusi kalenteri. Tapahtuman luonti, muokkaus, ilmoittautumiset ja kuittaus toimivat molemmissa kalentereissa samoin.
Kalenterin käyttö
Kalenteri näyttää viikon tai päivän (Viikko/Päivä). Nuolilla siirryt edelliseen ja seuraavaan jaksoon, tähtikuvakkeella tähän päivään ja Siirry-painikkeella haluamaasi päivään. Sivupalkista voit rajata näkymän yhteen paikkaan tai omiin tapahtumiisi (jos olet ohjaaja, joka on kytketty käyttäjätunnukseesi).
Tapahtuman klikkaus avaa pikanäkymän, jossa näet ajankohdan, ohjaajan, nettivarauksen päättymisen ja varaukset. Pikanäkymästä voit lisätä asiakkaan (Lisää asiakas) tai avata koko tapahtuman (Muokkaa).
Uusi tapahtuma
Uusi tapahtuma luodaan viiden vaiheen ohjatulla toiminnolla:
Tyyppi – valitse Tunti, Workshop, Kurssi tai Sali / Tila (lisäksi virtuaalitunnit, jos ne ovat käytössä). Tyyppi määrää tapahtuman ominaisuudet: esimerkiksi workshopille voi valita maksun ja sali- tai tilatapahtumalle varausvälit ja älylukon.
Tapahtumatyyppi – valitse tuntityyppi. Tuntityyppi tuo oletusarvot (nimi, asiakasmäärät, kesto, väri, kuvaus) ja määrää, millä korttityypeillä tapahtumaan pääsee.
Perustiedot – Nimi, Valitse paikka, Valitse ohjaaja (ei sali- ja tilatapahtumissa), Minimi ja Maksimi, Päivämäärä, Alkuaika ja Loppuaika, Kuvaus ja Väri. Seuraava aktivoituu, kun nimi, paikka ja ohjaaja on annettu ja loppuaika on alkuajan jälkeen.
Nettivaraus – ks. alla.
Toistaminen – valitse kalenterista kaikki päivät, joille tapahtuma luodaan. Valitut päivät näkyvät listassa, ja päivän saa pois klikkaamalla sitä uudelleen. Kaikki toistot saavat saman kellonajan. Paina lopuksi Luo tapahtuma.
Kun tapahtuma on toistettu, siitä muodostuu sarja. Kun muokkaat sarjan tapahtumaa, voit valita Tallenna muutokset myös tuleviin, jolloin muutos tehdään kaikkiin sarjan tuleviin tapahtumiin. Muuten muutos koskee vain avattua tapahtumaa.
Nettivaraus ja toteutumisviesti
Salli nettivaraus – asiakkaat voivat ilmoittautua netissä (BookUP.APP) Varausaika päättyy -hetkeen asti. Oletuksena varausaika päättyy tuntityypin oletusvarausajan verran ennen alkua.
Peruutusaika päättyy – asiakas voi perua ilmoittautumisensa tähän asti.
Salli useampi ilmoittautuminen käyttäjältä – yksi asiakas voi ilmoittautua samoilla tunnuksilla useamman kerran.
Lähetä toteutumisviesti varausajan päätyttyä – kun varausaika päättyy, järjestelmä vertaa ilmoittautuneita minimiasiakasmäärään. Jos minimi täyttyy, ilmoittautuneet saavat viestin tapahtuman toteutumisesta ja ohjaaja ilmoittautumisraportin. Jos ei täyty, tapahtuma merkitään perutuksi ja asiakkaille lähtee peruutusviesti. Tämän pitää olla päällä, jos haluat tuntien peruuntuvan automaattisesti.
Lähetä muutokset varauksissa tunnin ohjaajalle – ohjaaja saa viestin jokaisesta ilmoittautumisesta ja perumisesta.
Näytä nettisivuilla – tapahtuma näkyy nettivarauksessa ja yhteensopivilla nettisivuilla.
Toteutumisviestin lähettämisen tapahtuman toteutuessa voi kytkeä pois tilitasolla asetuksella Lähetä viesti toteutuvasta tapahtumasta asiakkaille (Asetukset → FeelUP → Muut asetukset).
Tapahtuman muokkaus
Avaa tapahtuma kalenterista. Välilehdet ovat Perustiedot, Nettivaraus ja Varaukset & Käynnit, sekä tyypistä riippuen Workshop, Sali/tila tai Virtuaalitunti. Perustiedoissa näet tapahtuman korttityypit ja voit vaihtaa Tilan (Tulossa, Käynnissä, Arkistoitu / Mennyt, Peruttu). Tilan vaihto ei tiedota asiakkaita – kerro muutoksesta tarvittaessa itse.
Painikkeesta, jossa on kopiokuvake, avautuu Toista tapahtuma: valitse kellonaika ja päivät, niin tapahtumasta luodaan uusi sarja. Poista tapahtuma poistaa tapahtuman ja kaikki sen ilmoittautumiset. Sarjasta voit poistaa samalla kaikki tulevat (Peru myös tulevat). Poistoa ei voi perua.
Ilmoittautumiset ja kuittaaminen
Asiakkaan voi lisätä tapahtumaan pikanäkymästä tai tapahtuman välilehdeltä Varaukset & Käynnit painikkeella Lisää asiakas. Valitse asiakas ja paina
Lisää tapahtumaan – asiakas tulee ilmoittautuneeksi (merkintä Varaus), tai
Kuittaa – asiakas kirjataan heti käynniksi (merkintä Käynti).
Ilmoittautuneeksi voi lisätä kenet tahansa, mutta kuittaaminen vaatii sopivan kortin: kortin pitää olla maksettu ja voimassa, sen korttityypin pitää olla sallittu tuntityypillä ja sen käyttöajan (aikataulu, käyttöpaikkarajoitus, saldo) pitää sopia. Jos asiakkaalla on useita sopivia kortteja, voit valita, miltä kortilta käynti kuitataan. Muuten käytetään ensisijaisesti aikakorttia.
Jos sopivaa korttia ei ole, kuittausikkuna näyttää Ei sopivaa korttia ja listan kertamaksutuotteista (Tapahtuma tai tunti -tuotteet). Valitsemalla tuotteen lisäät kertamaksun koriin.
Jokaisen ilmoittautuneen rivillä näkyvät asiakkaan aktiiviset kortit tai teksti Ei yhteensopivaa aktiivista korttia. Rivin valikosta (kolme pistettä) löytyvät Siirry asiakaskortille, Vakiovaraukset (lisää asiakas kerralla saman sarjan tuleville tunneille), Kuittaa sisään ja Poista varaus. Ilmoittautumisen tila voi olla myös Ei saapunut, Ennalta maksettu, Jonossa tai Peruttu.
Kun tunti alkaa, kuittaamattomat ilmoittautumiset muuttuvat automaattisesti no-show-tilaan (Ei saapunut), jos ilmoittautumisten siivous on päällä FeelUP-asetuksissa.
Kurssin tapahtumat
Kurssille ilmoittautuneet ovat automaattisesti mukana kaikissa kurssin tapahtumissa, vaikka heidän nimensä ei näy pikanäkymässä. Kurssin tapahtuman välilehdellä Varaukset & Käynnit näkyvät erikseen Kurssille ilmoittautuneet ja Tapahtumalle ilmoittautuneet. Kurssilaisen käynnin voit merkitä rivin rastikuvakkeesta. Lue lisää ohjeesta Kurssit.
Muistilista
Järjestys: tyyppi → tuntityyppi → perustiedot → nettivaraus → toistopäivät.
Toistetut tapahtumat muodostavat sarjan; muutokset tuleviin valitaan erikseen.
Ilmoittautuminen onnistuu aina, kuittaaminen vaatii sopivan kortin tai kertamaksun.
Automaattinen peruuntuminen vaatii toteutumisviestin.