Mistä löydät

• Kurssit: sivupalkin Kurssit → välilehti Lähikurssit

• Uusi kurssi: Kurssit → Uusi kurssi

• Kurssiryhmät: Kurssit → välilehti Kurssiryhmät

• Kurssien automaatiot: Asetukset → FeelUP → Kurssit

Mikä kurssi on

Kurssi on useamman tapahtuman kokonaisuus, esimerkiksi kahdeksan viikon alkeiskurssi. Asiakas ilmoittautuu ja maksaa kurssin kerran, ja hän on silloin mukana kaikissa kurssin tapahtumissa. Yksittäisille kurssin tapahtumille voi vaihtaa esimerkiksi aiheen (nimen) ja ohjaajan.

Kurssin luominen

Paina Uusi kurssi ja täytä:

• Perustiedot: Nimi, Lisänimi, tuntityyppi (Valitse tuntityyppi), paikka (Valitse paikka), Minimiasiakasmäärä ja Maksimiasiakasmäärä.

• Kurssin ajankohta: Alkupäivä ja Loppupäivä, sekä kurssin kuvaus.

• Ilmoittautuminen: Salli netti-ilmoittautuminen, Varausaika päättyy (päivä ja kellonaika) ja Näytä kurssi verkossa asti.

• Ulkoasu: kuvake, väri ja kuva.

• Kurssin tapahtumat: Lisää tapahtuma lisää tapahtuman (nimi, alku, loppu). Seuraava lisäys kopioi edellisen tapahtuman pohjaksi, joten viikoittaiset kerrat syntyvät nopeasti.

Paina Tallenna. Kurssi aukeaa muokattavaksi, ja sen tapahtumat näkyvät FeelUP-kalenterissa. Olemassa olevan kurssin voi kopioida pohjaksi uudelle painikkeella Kopioi kurssi.

Kurssin tiedot

Kurssin sivulla on välilehdet Perustiedot, Tapahtumat, Varaukset ja Viestintä. Perustiedoissa näet kurssin Tilan ja (jos BookUP.APP:n kurssilinkki on asetettu) Linkin kurssiin, jonka voit jakaa asiakkaille. Kurssin voi liittää kurssiryhmään, joka ryhmittelee kursseja BookUP.APP:ssa.

Tuote

Jotta kurssia voi myydä kassassa ja verkossa, sille pitää valita tuote. Tee tuoterekisteriin tuote, jonka Tyyppi on Kurssi, ja valitse se kohtaan Tuote. Tuotteen hinta on kurssin hinta. Ilman tuotetta maksutapoja ei voi valita.

Ilmoittautumisaika

Netti-ilmoittautuminen on auki Varausaika päättyy -hetkeen asti. Näytä kurssi verkossa asti määrää, kuinka pitkään kurssi näkyy BookUP.APP:ssa. Osallistujia voi lisätä myös itse kurssin Varaukset-välilehdeltä, ja yksittäisiin tapahtumiin voi ottaa walk-in-asiakkaita tapahtuman omien ilmoittautumisten kautta. Jos yksittäisille kurssin tapahtumille halutaan oma nettivaraus, se asetetaan tapahtuman Nettivaraus-välilehdellä.

Ehdot

Kun netti-ilmoittautuminen on päällä, voit (jos ominaisuus on käytössä) kirjoittaa Hyväksy ehdot-teksti -kentän ja valita Kurssin ilmoittautumis- ja perumisehdot. Jos tekstiä ei anneta, käytetään BookUP.APP:n oletustekstiä.

Maksaminen

• Laskutus myöhemmin – ilmoittautuessa ei makseta. Kurssi laskutetaan myöhemmin, esimerkiksi kun ilmoittautuminen on päättynyt.

• Salli verkkomaksu – asiakas voi maksaa ilmoittautumisen verkkomaksulla.

• Salli maksaminen laskulla – asiakas voi valita laskun. Lasku muodostetaan heti ilmoittautumisen jälkeen, ja sen eräpäivä on Laskujen eräpäivä.

Laskutus myöhemmin ohittaa muut maksutavat, joten valitse joko se tai verkkomaksu ja/tai lasku. Maksutapojen alle voit kirjoittaa kuvauksen maksamisesta, esimerkiksi maksun palautuksesta, jos kurssi peruuntuu.

Osallistujat ja laskutus

Välilehdellä Varaukset näet osallistujat, käynnit ja ilmoittautumisen tilan. Työkalurivillä:

• Lisää asiakas – lisää osallistujan kurssille (Lisää kurssiin).

• Laskuta osallistujat – valitse laskutettavat ja paina Luo laskut. Laskut lähtevät seuraavan päivän laskuajossa (joka päivä klo 9), joten niitä voi vielä muokata. Painike on käytössä vain, kun kurssille on valittu tuote.

• Lähetä sähköpostia ja Lataa osallistujalista.

Kassassa kurssin voi myydä valitsemalla kurssituotteen ja asiakkaan (Asiakas, joka lisätään kurssille). Ilmoittautuneen rivin valikosta löytyvät myös Siirrä kassaan ja Hyväksy varaus.

Viestit ja toteutumisviesti

Kurssin viestit tehdään välilehdellä Viestintä (vaatii ajastettavat sähköpostiviestit -ominaisuuden). Valitse viestille Ajastustyyppi, esimerkiksi:

• Ilmoittautumisen yhteydessä (maksettu)

• Ilmoittautumisen päätyttyä ja kurssin toteutuessa – kurssin toteutumisviesti

• Kurssin peruuntuessa

• Laskutuksen yhteydessä

• Ennen kurssin ensimmäistä tapahtumaa – lähtee FeelUP-asetuksen Ennen kurssia lähetettävän viestin ajastus mukaan (oletus 3 päivää ennen)

• Ennen tapahtumaa ja Tapahtuman jälkeen / Kurssin jälkeen

Viesteissä voi käyttää kurssin nimeä, asiakkaan nimeä, ajankohtaa, paikkaa ja kurssin linkkiä.

Näin toteutuminen ratkeaa: kun kurssin netti-ilmoittautuminen on päällä ja Varausaika päättyy -hetki on ohitettu, järjestelmä vertaa osallistujia Minimiasiakasmäärään (tarkistus tehdään klo 8–20). Jos minimi täyttyy, osallistujat saavat toteutumisviestin. Jos ei, kurssi merkitään perutuksi ja osallistujille lähtee peruuntumisviesti, jos sellainen on tehty.

Jos Kurssin automaattinen laskutus on päällä (Asetukset → FeelUP → Kurssit), laskulla maksamaan valinneet osallistujat, joilla ei vielä ole laskua, laskutetaan samalla automaattisesti, ja he saavat toteutumisviestin sijaan Laskutuksen yhteydessä -viestin.

Kurssilaisten toteutumis- ja peruutusviestit lähetetään kurssin Viestintä-välilehdeltä.

Kurssin peruminen ja poistaminen

Peru kurssi merkitsee kurssin perutuksi. Poista kurssi on käytössä vain, jos kurssilla ei ole yhtään osallistujaa.

Muistilista

• Kurssille tuote (tyyppi Kurssi) → hinta ja maksutavat käyttöön.

• Ilmoittautumisaika = Varausaika päättyy; toteutuminen ratkeaa sen jälkeen minimiasiakasmäärän perusteella.

• Viestit tehdään kurssin Viestintä-välilehdellä ajastustyypeittäin.

• Laskutus myöhemmin ohittaa verkkomaksun ja laskun.