Mistä löydät

• Sopimuspohjat: Asetukset → Sopimukset → Pohjat (tai Sopimukset-työkalun yläreunasta Asetukset)

• Sähköpostiviestit: samassa näkymässä välilehti Sisällöt

• Sopimusasetukset: Asetukset → Sopimukset → Sopimusasetukset (välilehti Asetukset)

Sopimustoiminnot näkyvät, kun tilillä on Sopimukset-ominaisuus käytössä.

Mikä sopimuspohja on

Sopimuspohja on sopimuksen vakioteksti, esimerkiksi yleiset sopimusehdot tai palveluehdot. Kun pohja valitaan sopimukselle, sen sisältö liitetään aina osaksi sopimusta: ensin tulevat sopimuksen omat tiedot (asiakas, tuotteet, hinnat ja voimassaolo), sitten pohjan teksti.

Pohja tarvitaan sähköiseen allekirjoitukseen: sopimuksen voi lähettää allekirjoitettavaksi vain, jos sille on valittu sopimuspohja.

Uusi sopimuspohja

1. Paina Lisää sopimuspohja.

2. Perustiedot: anna Nimi ja valitse Tyyppi: Maksusopimus, Osamaksusopimus, Jäsensopimus, Palveluehdot tai Kanta-asiakassopimus.

3. Sisältö: kirjoita ehdot editoriin. Älä käytä suurinta otsikkotasoa (H1), koska sopimuksella on jo oma pääotsikko.

4. Logo: raahaa kuva tai valitse se koneeltasi. Jos logoa ei ole, sopimuksessa käytetään kuitille määriteltyä logoa.

5. Automagiikka: jos kirjoitat Asiakasryhmä-kenttään ryhmän nimen, asiakkaat, joilla on tämän pohjan mukainen voimassa oleva sopimus, lisätään ryhmään automaattisesti. Puuttuva ryhmä luodaan yöllisen synkronoinnin yhteydessä.

6. Paina Lisää.

Tyyppi vaikuttaa siihen, missä pohjaa tarjotaan: asiakkaan Uusi maksusopimus ja Uusi sopimus (ohjattu) näyttävät vain Maksusopimus-tyyppiset pohjat.

Pohjan muokkaus ja ehtojen päivitys

Klikkaa pohjaa listalla. Muokkaa sopimuspohjaa -ikkunassa on samat kentät kuin luonnissa sekä kohta Ilmoita muutoksista. Siinä näet, monellako sopimuksella pohja on käytössä.

• Pyydä uusi hyväksyntä: kaikille voimassa oleville sopimuksille, jotka käyttävät pohjaa, lähetetään uusi allekirjoituspyyntö viestipohjalla Sopimusehdot päivitetty.

• Lähetä ilmoitus muutoksesta: asiakkaille lähetetään tieto muuttuneista ehdoista ilman allekirjoitusta.

Molemmat vaativat, että Sisällöt-välilehdellä on täytetty viesti Sopimusehdot päivitetty. Valinnat tehdään tallennuksen yhteydessä (Tallenna), joten tarkista teksti ennen tallennusta.

Huomaa: kun pyydät uuden hyväksynnän ja asetus Muuta sopimuksen tila odottamaan allekirjoitusta, kun allekirjoituspyyntö on lähetetty on päällä, sopimukset siirtyvät tilaan Ei allekirjoitettu, kunnes asiakas allekirjoittaa. Tämä ei päätä laskutusta: maksusopimusten laskutus jatkuu normaalisti, ja se päättyy vain, kun sopimus irtisanotaan.

Missä pohjia käytetään

• Asiakkaan sopimukset: Uusi sopimus, Uusi maksusopimus ja Uusi sopimus (ohjattu).

• Saldo-, aikakortti tai tilaus (tuoterekisteri): kortin myynnistä syntyvä maksusopimus lähetetään allekirjoitettavaksi.

• BookUP-palvelu ja -resurssi: asiakas hyväksyy sopimusehdot varatessaan verkossa. BookUP.APP:n asetuksissa on lisäksi Palveluehtojen sopimuspohja.

• FeelUP-tuntityyppi ja paikka: sopimus, joka pitää olla hyväksyttynä tai allekirjoitettuna tapahtumaan osallistuessa. FeelUP-asetuksissa on Oletussopimus tunti-ilmoittautumisille.

• FleaUP-tuote (Sopimus) ja tarjoukset (Sopimuspohja): tarkoitettu sopimusehtojen hyväksyntään varauksen yhteydessä. Tämä ei ole vielä käytössä.

Sopimusten sähköpostiviestit

Välilehdellä Sisällöt (Sopimuksien viestintä) kirjoitat viestit, jotka asiakas saa. Viesteissä voi käyttää muuttujia %sopimuksen_nimi%, %alkamispaiva%, %paattyminen%, %sopimuksen_teksti% ja %allekirjoitus_ohjeet%.

• Sopimus odottaa allekirjoitusta: allekirjoituspyynnön viesti. Allekirjoitusohjeet, linkki ja henkilökohtainen salasana tulevat kohtaan %allekirjoitus_ohjeet%, tai viestin loppuun, jos muuttujaa ei ole. Jos viestiä ei ole kirjoitettu, käytetään oletustekstiä.

• Sopimusehdot päivitetty: lähtee, kun pohjan muutoksista ilmoitetaan tai pyydetään uusi hyväksyntä.

• Sopimus astuu voimaan, Sopimuksen uusimisviesti, Sopimus on merkattu päättymään -viesti ja Sopimus on päättynyt -viesti: nämä viestit kytketään käyttöön vähitellen, eikä kaikkia vielä lähetetä automaattisesti. Voit kirjoittaa ne valmiiksi.

Sopimusasetukset

• Näytä sopimustyökalu sivupalkissa ja Näytä taloustyökalu sivupalkissa.

• Oletuseräpäivä: kuukauden päivä, jota ohjattu sopimuksen luonti ehdottaa eräpäiväksi (oletus 15).

• Muuta sopimuksen tila odottamaan allekirjoitusta, kun allekirjoituspyyntö on lähetetty (oletuksena päällä): sopimus on tilassa Ei allekirjoitettu, kunnes asiakas allekirjoittaa. Pois päältä sopimus merkitään aktiiviseksi heti pyynnön lähdettyä.

• Kuinka monta maksua saa olla auki maksimissaan maksusopimuksella (oletus 9): kun avoimia laskuja on näin monta, uusia laskuja ei enää muodostu, sopimus siirtyy tauolle ja virhetilaan, ja tilin yhteysosoitteeseen lähtee ilmoitus.

Muistilista

• Sähköinen allekirjoitus vaatii sopimuspohjan.

• Pohjan teksti tulee sopimuksen omien tietojen perään. Älä käytä H1-otsikoita.

• Ehtojen muutoksesta ilmoittaminen vaatii viestin Sopimusehdot päivitetty.

• Maksusopimuksille tarkoitettujen pohjien tyypiksi Maksusopimus.